Policys

När du skickar in en intresseanmälan till en utbildning hos oss behandlar vi dina personuppgifter. Samtycket innebär att vi använder dina personuppgifter för följande syfte:

• Ge dig riktad marknadsföring, nyheter, meddelanden och påminnelser baserade på din intresseanmälan. Informationen som skickas ut baseras på de val av utbildningar och/eller utbildningsområden som du visat intresse för.
• Specifika ändamål för hantering av personuppgifter vid intresseanmälan.

När du lämnar en intresseanmälan samtycker du även till att den information du angett kan kombineras med informationen du lämnar via YH-antagning om du påbörjar eller skickar in en ansökan. Informationen från intresseanmälan jämförs med din ansökan (e-post, status och vald utbildning) i syfte att profilera och anpassa utskick så att de blir mer relevanta utifrån var du befinner dig i ansökningsprocessen.

Profileringen innebär att informationen analyseras och kategoriseras automatiskt för att förstå dina intressen och kunna skicka riktad kommunikation baserat på dina val och framsteg i ansökningsprocessen. Denna process sker utan mänsklig inblandning och syftar till att ge dig så relevant information som möjligt. Dock leder denna behandling inte till automatiserat beslutsfattande som har rättsliga följder eller på annat sätt påverkar dig i betydande grad.

Personuppgifter som behandlas

• Namn
• E-post
• Spårningspixlar

Våra e-postutskick innehåller spårningspixlar, vilket är en vanlig metod för att se om utskicken öppnas av mottagarna. Vi kan också se om mottagarna klickar på länkar och vilka länkar som klickas på. Informationen används för statistisk analys i syfte att förbättra utskicken och göra dem mer relevanta och intressanta. Spårningspixlarna används endast för att samla generell statistik och kopplas inte till en identifierbar individ, vilket innebär att de inte utgör profilering. Genom att skicka in en intresseanmälan samtycker du till att spårningspixlar används i våra e-postutskick.

Mottagare av personuppgifter
KYH AB:s marknadsavdelning samt marknadsavdelningen inom AcadeMedia. För att kunna erbjuda relevant och anpassad marknadsföring kan din e-postadress, med ditt samtycke, delas med Metas och Googles plattformar. Syftet med detta är att skapa anpassade målgrupper och rikta marknadsföring till personer med liknande intressen. Denna dataöverföring kan innebära lagring utanför EU/EES, i enlighet med gällande dataskyddslagar och med hjälp av godkända säkerhetsmekanismer som exempelvis standardavtalsklausuler (SCCs).

Processen innebär en automatiserad behandling av personuppgifter för att identifiera och förutsäga preferenser, vilket utgör en form av profilering. Den rättsliga grunden för denna behandling är samtycke, då informationen endast används i marknadsföringssyfte och inte delas med andra tredje parter. Du har rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Genom att godkänna vår personuppgiftspolicy samtycker du till att din e-postadress används för detta ändamål.

Rättslig grund
Samtycke. Du kan återkalla ditt samtycke genom att klicka på avprenumerera i nyhetsutskick. Du kan även kontakta KYH AB vars kontaktuppgifter kan ses under Kontakt i hemsidans huvudmeny.

Bevarande tid
Personuppgifter sparas i enlighet med ditt samtycke eller tills du återkallar ditt samtycke genom att klicka på avregistreringslänken som finns i de e-postutskick du mottar.

Vid intresseanmälan via Facebook, Instagram eller Google samlas informationen in från respektive varumärkes konto och behandlas därefter i vårt intresseanmälningssystem. Uppgifter som samlas in via Metas plattformar sparas av Meta i 90 dagar, medan uppgifter som samlas in via Googles plattformar sparas av Google i 30 dagar.

Du behöver registrera ett konto på YH-antagning för att kunna ansöka till en utbildning hos oss.  Dina personuppgifter behandlas för att hantera din ansökan, fatta beslut om antagning och kommunicera med dig gällande den utbildning du har ansökt till eller påbörjat en ansökan för. Om du blir antagen till utbildningen används dina uppgifter även för att skicka studierelaterad information.

Personuppgifter som behandlas

• Namn
• Personnummer
• Adress
• E-post
• Telefonnummer
• Ansökningshandlingar (betygsdokument, tjänstgöringsintyg och/eller övrig information som krävs i enlighet med ansökan)
• Vald(a) utbildning(ar)
• Skola
• Resultat i eventuell urvalsprocess samt information om du blivit antagen eller inte.

Om du vill ansöka och har skyddad identitet behöver du kontakta Anna-Karin Forssén, chef för Antagningsenheten på AcadeMedia, på e-post anna-karin.forssen@academedia.se. Kontakta henne med den e-postadress du avser använda i din ansökan.

Mottagare av personuppgifter
De personuppgifter som du anger på YH-antagning behandlas av Learnpoint AB, som är leverantör av systemet, och delas med KYH AB. Du kan begära att kontot raderas genom att kontakta Learnpoint AB, men utan ett konto kan du inte ändra och eller lämna in din ansökan.

Rättslig grund
Allmänt intresse, erbjuda utbildning i enlighet med förordningen (2009:130) om yrkeshögskola och i enlighet med föreskrifter utfärdade av Myndigheten för yrkeshögskolan.

Bevarande tid
Personuppgifter som lämnas i samband med en ansökan lagras i tre (3) år efter att ansökningsperioden för utbildningen har avslutats, oavsett om du antas eller inte. Syftet med detta är att bevara dokumentation kring antagningsprocessen och kunna redovisa hur ärenden handläggs, exempelvis vid tillsyn av Myndigheten för yrkeshögskolan eller om du vill överklaga ett antagnings beslut.

KYH AB använder olika digitala system, plattformar och tjänster för att genomföra utbildningar och studieadministration under och efter studietiden. Detta sker genom att du får ett studerandekonto (AD-konto) som används för att styra behörigheter och synkronisering till andra lärplattformar.

Personuppgifter som behandlas

• Ditt namn
• Personnummer
• Adress
• E-post
• Telefonnummer
• Skola
• Klass
• Utbildningsomgång
• Studieuppehåll
• Avbrott
• Avbrottsorsak
• Individuell studieplan
• Kurser
• Start- och slutdatum
• Underlag för betyg
• Betyg
• LIA-plats
• Utbildnings- eller examensbevis samt uppgifter i fritext

Om du lånar en dator från skolan under din studietid behandlas datornamn och IP-adress. Detta sker för att vi för ett register över utlånade datorer (VAM) och använder antivirusprogrammet Windows Defender för att skydda enheterna mot skadlig kod och intrång.

Uppgifterna tillhandahålls av dig i samband med din ansökan, under din studietid eller registreras av oss under utbildningens gång.

Mottagare av personuppgifter
Dina personuppgifter kan behandlas av undervisande personal, konsulter och leverantörer som stödjer oss i att administrera och genomföra utbildningen. Vi samarbetar även med flera personuppgiftsbiträden som hanterar information för oss:

• AcadeMedia Support AB
• Omniway AB
• Learnpoint AB
• Microsoft Ireland – levererar för våra administrativa system, såsom SharePoint och Teams.
• Scrive – används av vissa av våra verksamheter för digital signering av avtal. När detta sker delas dina personuppgifter med Scrive för att möjliggöra signeringsprocessen.
• För att KYH AB ska kunna följa upp sin ekonomi kan dina personuppgifter även behandlas av skolledningen, business controllers och revisorer.

Vilka ytterligare tjänster som används kan variera beroende på utbildning. För mer information om specifika tjänster kan du kontakta din utbildningsanordnare.

Rättslig grund
Behandling av dina personuppgifter i syfte att tillhandahålla utbildning, administrera dina studier och betyg samt utfärda utbildningsbevis/examensbevis vid utbildningens slut sker med stöd av den rättsliga grunden allmänt intresse enligt artikel 6.1 e i GDPR. Detta innebär att behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse, nämligen att genomföra utbildningen enligt utbildningsplanen och utfärda examensbevis i enlighet med 2 kap. 7–15 §§ förordningen (2009:130) om yrkeshögskolan.

Behandling av personuppgifter för ekonomiska ändamål, såsom bokföring och redovisning, sker med stöd av den rättsliga grunden rättslig förpliktelse enligt artikel 6.1 c i GDPR. Detta innebär att vi enligt lag är skyldiga att behandla dessa uppgifter. Den aktuella lagstiftningen som reglerar detta är 7 kap. 1 § Bokföringslagen (1999:1078), som ställer krav på hantering och bevarande av ekonomisk information.

Behörighetshantering, inklusive åtkomststyrning och uppgiftsminimering, sker också med stöd av den rättsliga grunden rättslig förpliktelse enligt artikel 6.1 c i GDPR. Detta följer av kraven på säkerhet och dataskydd enligt artikel 32 i GDPR, som föreskriver att lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder ska vidtas för att säkerställa en säker behandling av personuppgifter.

Bevarande tid
Personuppgifter gallras när de inte längre behövs, dock senast efter fem år. Under studietiden bevaras din studiedokumentation för att kunna utfärda examens- eller utbildningsbevis. Enligt kraven från Myndigheten för yrkeshögskolan sparas dina handlingar så länge utbildningen ingår i yrkeshögskolan och i upp till två år efter att utbildningen inte längre omfattas av yrkeshögskolan. Det innebär att dokumentationen sparas så länge den utbildning du gått är en YH-utbildning hos oss. Därefter raderas din studiedokumentation.

Övriga personuppgifter som behandlas sparas i enlighet med gällande lagstiftning eller gallras när de bedöms vara inaktuella och enligt AcadeMedias arkiveringsrutiner (Arkiveringsplan – AcadeMedia medarbetarwebb).

Om du vill behålla material som finns i lärplattformen efter att utbildningen avslutats, rekommenderas att du överför materialet till ett privat konto eller en egen lagringsplats innan utbildningen slutar. Efter avslutad utbildning inaktiveras ditt användarkonto, och du kan då inte längre logga in i lärplattformen. Personuppgifter kopplade till Omniway raderas två år efter att studierna avslutats.

I samband med betygsättning under din utbildning hanterar KYH AB personuppgifter om dig.

Personuppgifter som behandlas

• Personnummer
• Namn
• Betyg

Mottagare av personuppgifter
Undervisande personal och konsulter samt Omniway AB som är leverantör av tjänsten som hanterar betygen. Uppgifterna behandlas inom EU/EES.

Rättslig grund
Myndighetsutövning, betygsättning i enlighet med 2 kap. 10 – 11 §§ Förordning (2009:130) om yrkeshögskolan.

Bevarande tid
Betyg bevaras i två (2) år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört.

Beroende på utbildningsform kan det finnas rättsliga krav på att dokumentera deltagarnas närvaro. Vid utbildning på plats registreras närvaro av säkerhetsskäl, exempelvis för att kunna följa brandrutiner och säkerställa deltagande. Vid digital distansutbildning sker närvaroregistrering automatiskt via Microsoft Teams.

Personuppgifter som behandlas

• Närvaro
• Frånvaro
• Namn
• Kurs/Utbildning

Mottagare av personuppgifter
Personuppgifterna delas med din hemkommun och, vid behov, med myndigheter i enlighet med gällande lagkrav. Uppgifterna kan även behandlas av undervisande personal, konsulter och leverantörer som stödjer oss i administrationen och genomförandet av utbildningen. Vi samarbetar med flera personuppgiftsbiträden som hanterar information åt oss:

• AcadeMedia Support AB
• Omniway AB
• Learnpoint AB
• Microsoft Ireland som levererar administrativa system, såsom SharePoint och Teams.

Rättslig grund
Behandlingen av personuppgifter vid närvaro- och frånvarohantering grundas på rättslig förpliktelse enligt artikel 6.1 c i GDPR när det finns lagkrav, exempelvis Skollagen (2010:800), Förordningen (2009:130) om yrkeshögskolan och Studiestödslagen (1999:1395). När närvarohanteringen sker som en del av en utbildningsuppgift av allmänt intresse, sker behandlingen med stöd av artikel 6.1 e i GDPR.

Bevarande tid
Personuppgifterna sparas i upp till två år efter avslutad utbildning, i enlighet med gällande arkiveringsplan (Arkiveringsplan – AcadeMedia medarbetarwebb).

När du är klar men en utbildning hos oss genomförs en kursutvärdering enligt lagkrav för att följa upp hur du upplevt utbildningen.

Personuppgifter som behandlas

• Namn
• Utbildning

Mottagare av personuppgifter
Leverantör som tillhandahåller formulär, Myndigheten för Yrkeshögskolan samt personal som ansvarar för utvärderingen.

Rättslig grund
Rättslig förpliktelse, 4 kap. 10 § förordning (2009:130) om yrkeshögskolan.

Bevarande tid
I enighet med arkiveringsplan (Arkiveringsplan – AcadeMedia medarbetarwebb) bevaras underlaget i två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört.

I vissa fall kan du ha rätt till särskilt pedagogiskt stöd eller anpassningar.

Personuppgifter som behandlas

• Namn
• Utbildning
• Behovet och de handlingar som visar ditt behov och ligger till grund för beslut
• Känsliga personuppgifter om hälsa kan förekomma, exempelvis diagnos eller liknande

Mottagare av personuppgifter
Undervisande personal eller konsult samt leverantör av system för underlaget. I detta fall gäller det leverantör av vår lärplattform Omniway AB samt vår tjänsteleverantör Microsoft Ireland, som levererar de administrativa systemen SharePoint och Teams, där informationen lagras och hanteras.

Rättslig grund
Rättslig förpliktelse, utbildningsanordnare ska säkerställa att de studeranden som behöver särskilt pedagogiskt stöd får det enligt 2 kap. 3 § förordningen (2009:130) om yrkeshögskolan.

Bevarande tid
I enlighet med arkiveringsplan (Arkiveringsplan – AcadeMedia medarbetarwebb) bevaras dokumentation avseende extra anpassningar i 2 år efter avslutad utbildning.

I våra yrkeshögskoleutbildningar ingår lärande i arbete (LIA).

Personuppgifter som behandlas

• Namn
• Utbildning
• Samarbetsavtal för LIA-perioden
• Kontrakt med APL-platser (som dina personuppgifter kan förekomma i)
• Bedömning av din insats under LIA

Mottagare av personuppgifter
LIA/APL-plats, undervisande personal eller konsult, leverantör av system där uppgifterna behandlas. Dessa system är Omniway AB samt Microsoft Ireland, som levererar de administrativa systemen SharePoint och Teams där informationen lagras och hanteras. Vissa av våra verksamheter använder också det digitala verktyget Scrive för signering av avtal. Vid signering delas dina personuppgifter med Scrive för att göra signeringsprocessen möjlig.

Rättslig grund
Rättslig förpliktelse, utbildningsanordnare ska säkerställa att det finns LIA-platser enligt 2 kap. 3 § förordning (2009:130) om yrkeshögskolan.

Bevarande tid
Bedömningsunderlaget och samarbetsavtal för LIA bevaras två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört. Kontrakt med APL-plats gallras 2 år efter att utbildningen avslutats.

I syfte att planera, följa upp, analysera, dokumentera och utveckla våra utbildningar kan personuppgifter komma att hanteras.

Personuppgifter som behandlas

• Betyg
• Enkätsvar
• Kursutvärderingar,
• Examens- eller utbildningsbevis,
• Klagomålsärenden och uppföljningar om arbete efter avslutad utbildning

Mottagare av personuppgifter
Personuppgifterna samlas in direkt från den studerande och kan hanteras av olika roller inom organisationen, såsom utbildningsledare, regionchefer, kvalitetsansvariga, utbildare samt bolags- och koncernledning. Uppgifterna kan även behandlas av tjänsteleverantören Microsoft Ireland, som tillhandahåller de administrativa systemen SharePoint och Teams där informationen lagras och hanteras.

Rättslig grund
Rättslig förpliktelse, bedriva systematiskt kvalitetsarbete 4 kap. 2 § förordning (2009:130) om yrkeshögskolan.

Bevarande tid
I enlighet med AcadeMedias arkiveringsrutiner (Arkiveringsplan – AcadeMedia medarbetarwebb)  beroende på typ av underlag.

I syfte att rekvirera statsbidrag till vår verksamhet och rapportera till MYH gör vi studiedokumentation.

Personuppgifter som behandlas

• Namn
• Utbildning
• Om du är aktiv på utbildning eller inte

Mottagare av personuppgifter
Omniway AB används för hantering av studiedokumentation, inklusive administration av studier och registrering av betyg. För rekvirering av medel och rapportering till Myndigheten för yrkeshögskolan (MYH) används deras system Mina sidor (MYH). Omniway ansvarar för den interna skoladministrationen, medan MYH-systemet används för extern rapportering.

Rättslig grund
Allmänt intresse, bedriva yrkeshögskola och söka finansiering för den genom statsbidrag i enlighet med 5 kap. 1 § förordningen (2009:130) om yrkeshögskolan.

Bevarande tid
MYH ansvarar för sin del av personuppgiftsbehandlingen, medan AcadeMedia bevarar uppgifterna enligt arkiveringsplanen (Arkiveringsplan – AcadeMedia medarbetarwebb), där lagringstiden varierar beroende på underlagets typ.

Om du studerar på KYH AB och får studiemedel från CSN lämnar vi ut personuppgifter om dig då detta enligt lag är en skyldighet för läroanstalter.

Personuppgifter som behandlas

• Namn
• Personnummer
• Utbildning
• Om du är aktiv på utbildningen

Mottagare av personuppgifter
CSN samt Omniway AB som levererar det system som vi hämtar uppgifterna från.

Rättslig grund
Rättslig förpliktelse, uppgiftsskyldighet för läroanstalter 6 kap. 9 § studiestödsförordningen (2000:655).

Bevarande tid
CSN är personuppgiftsansvarig och hanterar de uppgifter som vi lämnar enligt deras arkiveringsrutiner. Uppgifterna överförs till CSN via deras digitala system i enlighet med gällande regelverk och krav.

Innan överföring till CSN spar vi underlagen i enlighet med vår arkiveringsplan Arkiveringsplan – AcadeMedia medarbetarwebb. Lagringstiden varierar beroende på typ av underlag.

För hantering av företagskontakter och alumni nätverk använder KYH AB CRM-systemet Upsales. Personuppgifter behandlas endast efter lämnat samtycke.

Personuppgifter som behandlas

• Namn
• Eventuellt företag
• Utbildning
• Epost

Mottagare av personuppgifter: Anställda inom KYH AB samt leverantören UpSales. Personuppgifterna behandlas som standard inom EU/EES. Vid överföring till tredjeländer utanför EU/EES sker detta i enlighet med GDPR:s krav och med stöd av standardavtalsklausuler (SCCs) för att säkerställa en adekvat skyddsnivå.

Rättslig grund
Samtycke. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke.

Bevarande tid
Personuppgifterna bevaras så länge det är nödvändigt för att uppfylla de syften de samlats in för eller tills samtycket återkallas. Om du inte längre vill att dina uppgifter behandlas för marknadsföringsändamål kan du när som helst återkalla ditt samtycke. Personuppgifter som inte längre är relevanta eller nödvändiga raderas eller anonymiseras. Som längst sparas dina uppgifter i upp till fem (5) år från den senaste interaktionen, om inte annat anges eller krävs enligt lag.

Som deltagare i vår verksamhet kan du ge samtycke till att skolan fotograferar, filmar och/eller spelar in ljud där dina personuppgifter förekommer, vilket kan användas i marknadsföring och informationsutskick.

Om du har samtyckt till att medverka på bild, film eller ljud som publiceras på våra sociala medier, såsom Instagram och Facebook, behandlas dina personuppgifter i dessa kanaler. När du fyllde i samtyckesblanketten fick du information om publiceringsförutsättningarna och vad samtycket omfattar – samma information återges här.

Vid användning av material som innehåller personuppgifter inom vår verksamhet sker detta i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR). För att fotografera, filma, spela in ljud eller skriva om deltagare och sprida materialet internt eller i marknadsföringssyfte krävs ditt samtycke.

Intern information och marknadsföring
KYH AB är en del av AcadeMedia-koncernen. I vissa fall kan material såsom bilder, filmer och ljud skapas och användas i skolmiljö eller utbildningssammanhang, exempelvis för kompetensutveckling av medarbetare. För att få skapa och publicera sådant material internt där elever medverkar krävs samtycke.

Materialet kan som längst vara publicerat i tre (3) år. Om samtycke har lämnats kommer varken eleven eller vårdnadshavaren att informeras inför varje enskilt publiceringstillfälle.

Extern information och marknadsföring
För att fotografera, filma och/eller spela in en deltagare i skolmiljö eller undervisningssammanhang och sedan publicera eller sprida materialet i marknadsföringssyfte (exempelvis på sociala medier, vid öppet hus eller i annonskampanjer) krävs samtycke.

Om samtycke har lämnats informeras varken deltagaren eller vårdnadshavaren inför varje enskild publicering. Bilderna kan som längst vara publicerade i tre (3) år.

Återkalla samtycke
Du kan alltid återkalla ditt samtycke genom att kontakta personalen på skolan. Du behöver inte motivera varför. Ett återkallat samtycke betyder dock inte att tidigare publiceringar strider mot lagen, eftersom samtycket var lagligt under perioden som de publicerades.

Personuppgifter som behandlas vid publicering

• Bild, film- och/eller ljud
• Eventuellt namn
• Skola och/eller utbildning

Mottagare av personuppgifter
Personuppgifter kan delas med allmänheten och följare på våra sociala mediekanaler samt med de leverantörer som tillhandahåller plattformarna där materialet publiceras. Våra verksamheter kan använda det digitala verktyget Scrive för att signera samtyckesblanketter, vilket innebär att personuppgifter delas inom systemet för att möjliggöra signeringsprocessen.

Vid användning av Metas tjänster, såsom Facebook och Instagram, samt LinkedIn, kan personuppgifter exponeras och/eller överföras till USA. Denna överföring sker med stöd av artikel 45 i GDPR, baserat på ett adekvansbeslut som säkerställer en tillräcklig skyddsnivå för personuppgifterna.

Rättslig grund
Samtycke. Kontakta skolan för återkallande av samtycke.

Bevarande tid
Om samtycket återkallas eller efter tre (3) år kommer materialet att raderas från vårt arkiv och från platser där det har publicerats. Om du har frågor om när uppgifterna kommer raderas, kontakta skolan.

Ansökan till vuxenutbildningar, SFI eller Komvux, görs via din hemkommun, som sedan överför de uppgifter vi behöver för att hantera din ansökan och möjliggöra dina studier hos oss.

Personuppgifter som behandlas

• Namn
• Personnummer
• Adress
• E-post
• Telefonnummer
• Vald(a) utbildning(ar)
• Skola
• Resultat i eventuell urvalsprocess samt information om du blivit antagen eller ej

Om du har skyddad identitet och vill ansöka behöver du kontakta Anna-Karin Forssén, chef för antagningsenheten på AcadeMedia, via e-post på anna-karin.forssen@academedia.se. Använd den e-postadress du vill använda i din ansökan.

Mottagare av personuppgifter
Personal som arbetar med antagning inom bolaget, undervisande personal samt av vår tjänsteleverantör Learnpoint AB.

Rättslig grund
Allmänt intresse, hantera ansökan till komvux och SFI i enlighet med 20 kap. 13, 18, 21-22, 33 §§ (2010:800).

Bevarande tid
Personuppgifterna bevaras i enlighet med vår arkiveringsplan Arkiveringsplan – AcadeMedia medarbetarwebb. Lagringstiden varierar beroende på typen av underlag. Kontakta oss eller besök vår medarbetarwebb för detaljerad information om specifika bevarandetider.

För att genomföra utbildningar och studieadministration under och efter studietiden använder KYH AB olika digitala system, plattformar och tjänster. Under din utbildnings behandlar vi personuppgifter om dig i dessa tjänster och verktyg.

Personuppgifter som behandlas

• Ditt namn
• Personnummer
• Adress
• E-post
• Telefonnummer
• Skola
• Klass
• Utbildningsomgång
• Modersmål
• Studieuppehåll,
• Avbrott,
• Avbrottsorsak,
• Inledande kartläggning,
• Individuell studieplan,
• Kurser,
• Start- och slutdatum,
• Underlag för betyg,
• Betyg,
• Dokumentation av extra anpassningar och pedagogiskt stöd,
• Utbildnings- eller examensbevis samt uppgifter i fritext.

Om du lånar en dator från skolan under din studietid behandlas datornamn och IP-adress. Detta sker för att vi för ett register över utlånade datorer (VAM) och använder antivirusprogrammet Windows Defender för att skydda enheterna mot skadlig kod och intrång. Uppgifterna gallras när de inte längre behövs, dock senast efter fem (5) år.

Mottagare av personuppgifter
Vi delar dina uppgifter med myndigheter när vi har en rättslig skyldighet att göra det, exempelvis med Myndigheten för yrkeshögskolan, CSN och SCB. Dina personuppgifter lämnas aldrig ut till obehöriga tredje parter om det inte krävs enligt lag eller domstolsbeslut. Uppgifterna kan även behandlas av våra leverantörer och personuppgiftsbiträden som hanterar information för vår räkning. Dessa är Academedia Support AB, Omniway AB, Learnpoint AB samt Microsoft Ireland. Vid användning av Microsofts tjänster kan personuppgifter exponeras och/eller överföras till USA med stöd av artikel 45 i GDPR, baserat på ett adekvansbeslut.Våra verksamheter kan använda Scrive för digital signering av avtal, vilket innebär att personuppgifter delas med Scrive för att möjliggöra signeringsprocessen.För att KYH AB ska kunna följa upp sin ekonomi kan dina personuppgifter även behandlas av skolledningen, businesscontrollers och revisorer.

Vilka ytterligare tjänster som används kan variera beroende på utbildning. För mer information om specifika tjänster kan du kontakta din utbildningsanordnare.

Rättslig grund
Bedriva utbildning inom Komvux och SFI i enlighet med 20 kap. Skollagen 2010:800.

Bevarande tid
Generellt sett bevarar vi dina personuppgifter under tiden du är inskriven i vår verksamhet och gallrar därefter.

Beroende på utbildningsform kan det finnas rättsliga krav på att dokumentera deltagarnas närvaro. Vid utbildning på plats registreras närvaro av säkerhetsskäl, exempelvis för att följa brandrutiner och säkerställa deltagande. Vid digital distansutbildning sker närvaroregistrering automatiskt via Microsoft Teams.

Personuppgifter som behandlas

• Närvaro
• Frånvaro
• Namn
• Kurs/Utbildning

Mottagare av personuppgifter
Uppgifterna delas med din hemkommun och, vid behov, med myndigheter i enlighet med gällande lagkrav. Personuppgifterna kan även behandlas av undervisande personal, konsulter och leverantörer som stödjer oss i administrationen och genomförandet av utbildningen. Vi samarbetar också med flera personuppgiftsbiträden som hanterar information för vår räkning. Dessa är Academedia Support AB, Omniway AB, Learnpoint AB samt Microsoft Ireland som levererar våra administrativa system, såsom SharePoint och Teams.

Rättslig grund
Behandling av personuppgifter vid närvaro- och frånvarohantering är rättslig förpliktelse enligt artikel 6.1 c i GDPR när det finns lagkrav, såsom Skollagen (2010:800), Förordningen (2009:130) om yrkeshögskolan och Studiestödslagen (1999:1395). När närvarohanteringen sker som en del av en utbildningsuppgift av allmänt intresse grundas behandlingen på artikel 6.1 e i GDPR.

Bevarande tid
I enlighet med rådande arkiveringsplan Arkiveringsplan – AcadeMedia medarbetarwebb bevaras personuppgifterna i högst två (2) år efter avslutad utbildning.

Du kan ha rätt till särskilt stöd när du läser en vuxenutbildning, SFI eller Komvux. Om du har rätt förutsättningar för särskilt stöd kommer vi att behandla personuppgifter om dig för att kunna ge dig det stöd du har rätt till.

Personuppgifter som behandlas

• Namn
• Personnummer
• Anledning till särskilt stöd, kan vara uppgift om hälsa till exempel diagnos
• Hemkommun
• Utbildning/kurs

Mottagare av personuppgifter
Leverantör av system som uppgifterna hanteras i, eventuellt hemkommun.

Rättslig grund:
Personuppgifter vid hantering av särskilt stöd inom SFI och Komvux är rättslig förpliktelse enligt artikel 6.1 c i GDPR. Vid behandling av känsliga personuppgifter sker detta enligt artikel 9.2 g i GDPR, med stöd av gällande lagstiftning.

Behandlingen sker i enlighet med Skollagen (2010:800), 3 kap. 6 §, som fastställer att elever inom vuxenutbildning har rätt till särskilt stöd om det behövs för att kunna tillgodogöra sig utbildningen. Behandling av uppgifter om hälsa, såsom diagnoser, kan motiveras av allmänt intresse enligt artikel 9.2 g i GDPR, då detta är nödvändigt för att uppfylla de lagstadgade skyldigheterna inom utbildningsväsendet.

Bevarande tid
I enighet med arkiveringsplan Arkiveringsplan – AcadeMedia medarbetarwebb bevaras uppgifterna högst två (2) år efter avslutad utbildning.

KYH AB hanterar personuppgifter för att hantera sitt systematiska kvalitetsarbete. Personuppgifterna lämnas av den studerande själv och kan hanteras av utbildningsledare, regionchefer, kvalitetsansvariga, utbildare och bolags- eller koncernledning.

Personuppgifter som behandlas

• Betyg
• Enkätsvar
• Kursutvärderingar,
• Examens- eller utbildningsbevis,
• Klagomålsärenden och uppföljningar om arbete efter avslutad utbildning i syfte att planera, följa upp, analysera, dokumentera och utveckla utbildningen.

Mottagare av personuppgifter
Microsoft Ireland tillhandahåller våra administrativa system, såsom SharePoint och Teams. Vid användning av Microsofts tjänster kan personuppgifter exponeras och/eller överföras till USA med stöd av artikel 45 i GDPR, baserat på ett adekvansbeslut.

Rättslig grund
Rättslig förpliktelse, krav på kvalitetsarbete 4 kap. 3-6 §§ skollagen (2010:800).

Bevarande tid
I enlighet med vår arkiveringsplan Arkiveringsplan – AcadeMedia medarbetarwebb. Lagringstiden varierar beroende på typen av underlag. Kontakta KYH AB eller besök vår medarbetarwebb för detaljerad information om specifika bevarandetider.

Vi bedriver vår vuxenutbildning, inklusive Komvux och SFI, på uppdrag av din hemkommun. Det innebär att kommunen finansierar din utbildning och att vi behandlar vissa personuppgifter för att administrera och fakturera utbildningen.

För att säkerställa korrekt ekonomisk hantering och uppföljning registreras och behandlas information i våra ekonomi- och faktureringssystem. Denna behandling sker i enlighet med gällande bokföringsregler och redovisningskrav.

Personuppgifter som behandlas

• Namn
• Personnummer
• Kurskod
• Resultat, inklusive om du har klarat kursen eller utbildningen.

Mottagare av personuppgifter
Hemkommun samt leverantör av våra ekonomi- och faktureringssystem, som hanterar uppgifterna enligt avtal och gällande lagstiftning.

Rättslig grund
Redovisningsrättsliga förpliktelser enligt 7 kap. 1–2 §§ Bokföringslagen (1999:1078).

Bevarande tid
Ekonomiunderlag bevaras i sju år i enlighet med 7 kap. 1–2 §§ Bokföringslagen (1999:1078). För mer information om hanteringen av ekonomiska uppgifter kan du besöka vår medarbetarwebb eller kontakta oss direkt.

Om du studerar hos KYH AB och får studiemedel från CSN är vi enligt lag skyldiga att lämna ut vissa personuppgifter. Uppgiftsskyldigheten innebär att vi rapporterar uppgifter till CSN.

Personuppgifter som behandlas

• Namn
• Personnummer
• Utbildning
• Om du är aktiv på utbildningen

Mottagare av personuppgifter
CSN som använder informationen för att hantera ditt studiemedel samt Omniway AB som leverantör av det system där uppgifterna behandlas innan de rapporteras vidare.

Vi överför uppgifterna till CSN via deras digitala system i enlighet med gällande regelverk. Uppgifterna hämtas och behandlas i vårt administrativa system Omniway, av Omniway AB.

Rättslig grund
Behandlingen sker med stöd av rättslig förpliktelse, enligt 6 kap. 9 § Studiestödsförordningen (2000:655), som slår fast att läroanstalter har en plikt att rapportera till CSN.

Bevarande tid
CSN är personuppgiftsansvarig för de uppgifter vi lämnar och hanterar dem enligt sina arkiveringsrutiner. Vi sparar underlaget hos oss i enlighet med vår arkiveringsplan Arkiveringsplan – AcadeMedia medarbetarwebb, där lagringstiden varierar beroende på underlagets typ.

Vid arbete med marknadsföring används CRM-system för företagskontakter och alumni-nätverk. Personuppgifter behandlas endast om samtycke har lämnats.

Personuppgifter som behandlas

• Namn
• Eventuellt företag
• Utbildning
• Epost

Mottagare av personuppgifter
Anställda inom KYH AB:s marknadsavdelningen samt av leverantören UpSales. Som standard behandlas personuppgifterna inom EU/EES. Vid eventuell överföring till tredjeländer utanför EU/EES sker detta i enlighet med GDPR:s krav och med stöd av standardavtalsklausuler (SCCs) för att säkerställa en adekvat skyddsnivå.

Rättslig grund
Samtycke.

Bevarande tid
Personuppgifterna sparas så länge det behövs för att uppfylla de syften de samlats in för, eller tills samtycket återkallas. Om du inte längre vill att dina uppgifter behandlas för marknadsföringsändamål kan du när som helst återkalla ditt samtycke. Uppgifter som inte längre är relevanta eller nödvändiga raderas eller anonymiseras. Dina uppgifter kan som längst sparas i upp till fem (5) år från den senaste interaktionen, om inte annat anges eller krävs enligt lag.

Som deltagare i vår verksamhet kan du ge samtycke till att skolan fotograferar, filmar och/eller spelar in ljud där dina personuppgifter förekommer. Materialet kan sedan användas i marknadsföring och informationsutskick.

Om du har samtyckt till att medverka på bilder, filmer eller ljud som publiceras på våra sociala medier, såsom Instagram och Facebook, behandlas dina personuppgifter även där. När du fyllde i samtyckesblanketten fick du information om publiceringsförutsättningarna och vad samtycket omfattar – samma information återges här.

Vid användning av material som innehåller personuppgifter inom vår verksamhet sker detta i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR). För att fotografera, filma, spela in ljud eller skriva om deltagare och sprida materialet internt eller i marknadsföringssyfte krävs samtycke.

Intern information och marknadsföring
KYH AB är en del av AcadeMedia-koncernen. I vissa fall skapas och används material såsom bilder, filmer och ljud i skolmiljö eller utbildningssammanhang, exempelvis för medarbetares kompetensutveckling. För att få skapa och publicera sådant material internt där en elev medverkar krävs samtycke.

Materialet kan som längst vara publicerat i tre år. Om samtycke har lämnats informeras varken eleven eller vårdnadshavaren inför varje publiceringstillfälle.

Extern information och marknadsföring
För att fotografera, filma och/eller spela in en elev i skolmiljö eller undervisningssammanhang och sedan publicera eller sprida materialet i marknadsföringssyfte (exempelvis på sociala medier, vid öppet hus eller i annonskampanjer) krävs samtycke.

Om samtycke har lämnats informeras varken eleven eller vårdnadshavaren inför varje publiceringstillfälle. Bilderna kan som längst publiceras i tre (3) år.

Återkalla samtycke
Du kan när som helst återkalla ditt samtycke genom att mejla eller kontakta skolans personal. Det krävs ingen motivering. Ett återkallat samtycke påverkar dock inte lagligheten av tidigare publiceringar som gjordes medan samtycket var giltigt.

Personuppgifter som behandlas vid publicering

• Bild, film- och/eller ljud
• Eventuellt namn
• Skola och/eller utbildning

Mottagare av personuppgifter
Personuppgifterna kan delas med allmänheten och följare på våra sociala medier samt med leverantörerna av de plattformar där materialet publiceras. Vissa verksamheter använder det digitala verktyget Scrive för signering av samtyckesblanketter, vilket innebär att personuppgifter delas med Scrive för att möjliggöra signeringsprocessen.

Vid användning av Metas tjänster, såsom Facebook och Instagram, samt LinkedIn kan personuppgifter exponeras och/eller överföras till USA med stöd av artikel 45 i GDPR, baserat på ett adekvansbeslut.

Rättslig grund
Samtycke. Kontakta skolan för återkallande av samtycke.

Bevarande tid
När samtycket återkallas eller efter tre (3) år kommer materialet tas bort från vårt arkiv och från platser där det har publicerats. Kontakta skolan om du har frågor om när uppgifterna kommer raderas.

Vi erbjuder företagsutbildningar för enskilda individer, grupper och större företag. Utbildningarna kan genomföras både på distans och på plats på olika platser i Sverige. Om du deltar i en av våra företagsutbildningar behandlas personuppgifter för att kunna administrera och genomföra utbildningen.

Personuppgifter som behandlas

• Namn
• Företag/arbetsplats
• E-post och övriga kontaktuppgifter
• Titel
• Bevis på att du deltagit i utbildningen

Mottagare av personuppgifter
Anställda inom företagsutbildningar samt med leverantörer av de digitala system och tjänster som används för att genomföra utbildningen. Dessa är Academedia Support AB, Omniway AB, Learnpoint AB samt Microsoft Ireland som levererar våra administrativa system, såsom SharePoint och Teams. Vid nyttjande av Microsofts tjänster kan personuppgifter exponeras och/eller överföras till USA baserat på art. 45 GDPR adekvansbeslut.

Vilka ytterligare tjänster som används kan variera beroende på utbildning. Kontakta din utbildningsanordnare om du vill veta mer om specifika tjänster.

Rättslig grund
Behandlingen av dina personuppgifter baseras på avtalet om utbildningen om det tecknas direkt med dig som individ. Om avtalet i stället ingås med din arbetsgivare, sker behandlingen med stöd av en intresseavvägning där vårt berättigade intresse är att genomföra utbildningen och administrera ditt deltagande.

Bevarande tid
Personuppgifter bevaras i enlighet med det avtal som gäller för utbildningen eller som längst i två (2) år efter att utbildningen har avslutats. Kontakta skolan för mer information om specifika bevarandetider.